Um Rechnungen zu verwalten, können Sie auf die Schaltfläche “Erstellen” in der oberen rechten Ecke oder auf das Plus-Symbol in der unteren rechten Ecke klicken und dann “Rechnung erstellen” auswählen.
Nachdem Sie auf “Rechnung erstellen” geklickt haben, erscheint ein Formular, in das Sie alle erforderlichen Informationen zur Rechnung eingeben können.
Am Anfang können Sie das Feld “Rechnung” oder den Text darunter bearbeiten.
Die Geschäftsadresse, Kontaktdaten, der Titel, die Zusammenfassung und das Logo werden auf einer separaten Seite in den Geschäftseinstellungen bearbeitet.
Mehr Informationen zur Verwaltung dieser Daten finden Sie, wenn Sie hier klicken.
Rechnungsempfänger – Hier wählen Sie einen Kunden aus der Datenbank aus oder fügen einen neuen hinzu, indem Sie auf “Kunde hinzufügen” klicken.
Rechnungsnummer – Sie können eine beliebige Nummer eingeben. Wenn Sie z. B. die Nummer 1000 festlegen, wird die nächste 1001 sein. Dasselbe Prinzip gilt auch für Proforma-Rechnungen.
P.O./S.O.-Nummer – Geben Sie die Terminalnummer oder Ähnliches ein, falls erforderlich.
Rechnungsdatum und Zahlungsfrist – Wählen Sie die Daten und Zahlungsfristen aus, mit Optionen von 15, 30, 45, 60, 75 oder 90 Tagen.
Hinzufügen von Positionen/Produkten – Klicken Sie auf “Position hinzufügen” und wählen Sie aus der Produktdatenbank aus oder fügen Sie ein neues Produkt hinzu. Geben Sie den Namen, die Beschreibung, den Preis und die Menge ein. Die Maßeinheit können Sie bei Bedarf auswählen; z. B. ist diese für digitale Produkte nicht erforderlich.
Wählen Sie den TVA/VAT/MwSt.-Satz aus und entscheiden Sie, ob die MwSt. inklusive (Including) oder exklusive (Excluding) ist.
Wenn Sie den MwSt.-Satz bearbeiten möchten, können Sie dies in einem speziellen Bereich der Anwendung tun.
Mehr dazu finden Sie, wenn Sie hier klicken.
Rabatt – Optional können Sie einen Rabatt in Prozent hinzufügen.
Fußzeile der Rechnung – Hier können Sie Zahlungsinformationen, Details zur Zusammenarbeit, Platz für eine Unterschrift usw. eingeben.
Klicken Sie auf “Vorschau”, um zu sehen, wie die Rechnung vor der Veröffentlichung aussieht. Es wird die Nachricht angezeigt: “Dies ist die Vorschau Ihrer Rechnung. Gehen Sie zurück zu Bearbeiten, wenn Sie Änderungen vornehmen möchten.”
Wenn alles in Ordnung ist, klicken Sie auf “Speichern und fortfahren”, um die Rechnung zu veröffentlichen.
Nach der Erstellung der Rechnung klicken Sie auf “Genehmigen”, um sie offiziell zu genehmigen. Anschließend können Sie sie durch Klicken auf “Rechnung senden” verschicken.
Rechnung an – Geben Sie die Empfängeradresse ein; wenn die E-Mail-Adresse des Kunden eingegeben wurde, wird sie automatisch angezeigt
Betreff – Geben Sie den Betreff der E-Mail ein. Nachricht – Geben Sie die Nachricht für die E-Mail ein.
Die Option “Senden Sie sich eine Kopie” ermöglicht es Ihnen, eine Kopie an Ihre eigene E-Mail zu erhalten.
Zahlung verbuchen – Klicken Sie auf “Zahlung verbuchen”, stellen Sie das Datum, die Frist, den Betrag, die Zahlungsmethode und Notizen ein.
Auf der Hauptseite der Rechnungen können Sie Rechnungen einsehen, erstellen, filtern und verwalten. Sie können nach Kunde, Status (bezahlt, unbezahlt, Entwurf, gesendet) und Datum filtern.
Rechts, unter “Aktion”, können Sie durch Klicken auf “Mehr”:
- Rechnung einsehen
- Per E-Mail senden
- Rechnung drucken
- In eine wiederkehrende Rechnung umwandeln
- Als PDF exportieren
- Als Kunde anzeigen
- Teilen-Link erhalten
- Rechnung bearbeiten
- Rechnung löschen
Um die Zahlung zu verbuchen, klicken Sie auf “Zahlung verbuchen” und geben Sie die erforderlichen Daten ein.
Das ist eine kurze Übersicht über das Erstellen, Bearbeiten, Verfolgen und Senden von Rechnungen.
Für weitere Fragen können Sie uns gerne per E-Mail unter info@adbooks.co kontaktieren.